Digitalisierung der Reisekostenabrechnung als Unternehmensprozess

Die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung als Unternehmensprozess gleicht einer Revolution in der Finanz-Buchhaltung. Sie erleichtert allen Beteiligten im Unternehmen den Arbeitsaufwand, die Prozesse und spart nachhaltig Kosten.

Digitalisierung Reisekostenabrechnung als Unternehmensprozess - Reisekostenformulare, Excel, PDF, Word Vorlagen

Für die Reisekostenabrechnung bemühen sich i.d.R. die Mitarbeiter, die entsprechende Anträge, Formulare und Belege zusammensortieren und ausfüllen, um diese der Buchhaltung und dem Vorgesetzten zur Verfügung zu stellen. Doch dann wächst hier die Unzufriedenheit, da entweder die Formulare lückenhaft ausgefüllt werden oder der Prüfungsprozess und die abschließenden Überweisungen der ausgelegten Beträge mit einer verhältnismäßig hohen zeitlichen Verschiebung stattfindet.

Umso ärgerlicher ist es auch, wenn „falsche“ oder alte Verpflegungspauschalen berücksichtigt werden und ggf. aufgrund einer Buchprüfung rückerstattet werden müssen.

Alle Mitwirkenden können zufrieden gestellt werden, wenn die Reisekostenabrechnung mithilfe digitalisierter Abläufe erledigt wird.

Digitalisierung Reisekostenabrechnung als Unternehmensprozess als Cloud, Online oder Intranet-Lösung

Digitalisierung Reisekostenabrechnung

Das Beratungsunternehmen stallwanger IT.dev hat mit seinem Excel-Reisekosten-Tool und mit dem webbasierten Portal Dienstreise-Online den Digitalisierungsprozess von mehr als 1000 Unternehmen in der Buchhaltung näher beleuchtet und analysiert.

Hauptunterscheidungsmerkmal ist die Reisekostenabrechnung als Papiervorlage (ggf. Excel, Word, PDF-Vorlage) versus einer Online-Spesenabrechnung.

Die wichtigste Frage lautete dabei, wie die manuelle und als Papier-Formular der Reisekosten-Prozess in der Buchhaltung aussieht im Gegensatz zur Digitalisierung bzw. der Online-Variante zu Dienstreise-Online.

Wie funktioniert die Reisekostenabrechnung mit Formularen?

Fast 80% der Reisekostenformulare in Unternehmen bezeichnen die Reisekosten PDF-Formulare, Word-Formulare oder Excel-Vorlagen.

Spesenabrechnung 2019, Excel-Vorlage, Wordvorlage mit Verpflegungspauschale 2019, Reisekosten Vorlage

Reisekosten Vorlage - Excel

In einem ersten Schritt werden die Belege (z.B. Flugticket, Bahn-Ticket und Taxi-Quittungen) von den Mitarbeitern selbst eingesammelt und die firmeninternen Reisekostenformulare ausgefüllt.

Die Belege und Nachweise werden anschließend zum Vorgesetzten oder – bei kleinen Unternehmen – der Buchhaltung überreicht.

Die Führungskraft, der Projektleiter oder der Geschäftsführer genehmigt dessen Reisekostenabrechnung und an die Buchhaltung versendet.

Die Buchhaltung tippt nun die Reise-Dauer, den Grund und die eingesammelten Belege in die Buchhaltungssoftware ein und muss ggf. die Währungskurse prüfen oder Beträge umrechnen. Gleichzeitig erfolgt die Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes.

Nach diesem mühseligen Prozess und sofern keine fehlenden Daten vorhanden sind, wird die Abrechnung verbucht und anschließend die Beträge überwiesen.

Die Überweisung findet je nach Unternehmenspolitik zeitversetzt statt – also nicht unbedingt am Monatsende.

 

Digitalisierung Reisekostenabrechnung als Unternehmensprozess?

Bei Dienstreise-Online können die Mitarbeiter direkt während ihrer Reise schon alle Belege und Daten online pflegen und verwalten.

Viele Stammdaten (z.B. Personal-Nummer, Kostenstellen-Nr oder Projekt-Nummern) werden schon vorab übernommen und müssen nicht neu ausgefüllt werden.

Am Ende der Reise können die restlichen Daten eingegeben werden. Die Berechnung der Verpflegungspauschalen, ggf. die Umrechnung von Fremdwährungsbeträgen nach tagesaktuellen Wechselkursen usw. laufen automatisch im Hintergrund ab.

Alle eingegebenen Werte und Belege liegen digitalisiert und elektronisch auf einem Server – und sowohl die Buchhaltung, die Führungskraft und natürlich der Mitarbeiter selbst hat eine genaue Übersicht über die Spesenabrechnung.

Die Buchhaltung selbst geht dann als „Controller“ in die jeweilige Reisekostenabrechnung rein und prüft ggf. die sachliche Richtigkeit. Die Kontierung nach standardisierten oder unternehmenseigenen SKR-Tabellen erfolgt automatisch.

Die gebuchten Reisekosten können für alle Mitarbeiter sofort und zeitnah ausgezahlt werden.

Für Geschäftsführer oder Leiter im Konzern-Controlling können alle aufgelaufenen Reisekosten direkt für die Kostenplanung ausgegeben werden.

 

Vorteile der Digitalisierung Reisekostenabrechnung

Die Aufgaben werden direkt an die Mitarbeiter als „Employee Self Service“ (kurz: ESS) ausgelagert.

Für Controller, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Revision können alle Daten und Eingaben direkt digital überprüft werden.

Mitarbeiter und Führungskräfte können ihre Budgets besser überwachen und kontrollieren als „Manager Self Service“ (kurz MSS).

 

stallwanger.net | consulting und dienstreise-online.de

 

 

|

 
Kontakt