Excel - Bedingte Formatierung - generell

Was sind bedingte Formatierung in Excel?

Excel - Bedingte Formatierung - Einstellung in Excel

Excel - Bedingte Formatierung - Einstellung in Excel

Bedingte Formatierung ist ein farbliches Hervorheben von Zellen mit speziellen Zahlen, Zahlengruppen oder auch Text-Elemente in den Zelleninhalten. Es können zum Beispiel Minusbeträge oder Zahlen über/unter einem bestimmten Betrag in der Excel-Zelle farblich markiert werden. Damit erhalten Sie einen raschen Überblick Ihre Daten um diese schnell zu analysieren und auszuwerten.

Bedingte Formatierung in Excel sind hilfreich

Beispiel Regeln zum Hervorheben von Zellen

menu excel bedingte formatierungZu finden ist die "Bedingte Formatierung " auf der Menü-Leiste (Ribbon-Leiste) "Start". (siehe  Abbildung). Wenn Sie diese anklicken, öffnet sich ein weiteres Menüfenster.

In diesem Menüfenster sind standart arten der bedingten formatierung exceleinige Funktionen enthalten. Die geläufigsten sind kurz erläutert. Alle Funktionen der bedingten Formatierung zu behandeln würde an dieser Stelle den Rahmen sprengen. Daher beschränken wir uns nur auf die generellen Funktionen.

Die interessanteste Bedingung ist "Regeln zum Hervorheben von Zellen", die sehr gut im Controlling und in der Datenanalyse eingesetzt werden kann.

"Obere/untere Regeln" sind Formatierungseigenschaften und voreingestellte Variablen - nützlich für Zahlenmenschen wie Statistiker und Controller.

Regeln wie z.B. Datenbalken, Farbskalen, Symbolsätze sind mehr für den "optischen" Anwender gedacht.

Regeln zum Hervorheben von Zelleninhalten

bedingte formatierung größer als Excel Zahl größer als - Bedingte Formatierung

Größer als... ~ hier können  Zahlen oder Zellen hervorgehoben werden, die größer als der gewünschte Betrag ist.

Im linken Beispiel sollen alle Mitarbeiter markiert werden, die in der Abteilung 2 arbeiten.

Markieren Sie die Spalte E, öffnen Sie die bedingte Formatierung

Geben Sie in das erste Eingabefeld die Zahl 1 ein. Alles was größer 1 ist, wird farblich hervorgehoben auch ohne, dass Sie die Funktion bestätigen. Wenn Sie die Markierung behalten möchten, klicken Sie auf "OK".

Die gleiche Vorgehensweise gilt auch für Kleiner als... 

kleiner-als in Excel bedingte formatierung von zahlen

Zwischen...~ hier werden Zellen farblich hervorgehoben, die zwischen zwei Werten liegen. Hier ist die Spalte A markiert.

Excel formatierung -  zwischen - funktion

Excel formatierung - zwischen - Funktion

Textinhalt... ~ Markierung von bestimmten Textinhalten auf dem Arbeitsblatt.

textinhalt in Excel analysieren

Excel Zellenformat - mit Textelementen

Beispiel "Bedingte Formatierung" im HR-Bereich

Im HR-Bereich stehen oft Excel-Listen zur Verfügung, in denen bestimmte Personalnummern abgeglichen werden müssen, um die "Eindeutigkeit" des Mitarbeiters zu finden. Mit der Funktion Doppelte Werte... können solche Listen sehr schnell kontrolliert werden.

In der unten stehenden Datei soll die Eindeutigkeit der Personalnummer (personnel_id) geprüft werden.

eindeutigkeit von Personalnummern bestimmen - excel

Markieren Sie hierzu die gesamte Spalte "A". Öffnen Sie unter Formatvorlage die "bedingte Formatierung" - "Regeln zum Hervorheben von Zellen" - "Doppelte Werte..." und klicken Sie auf "OK".

Sie werden feststellen, dass die  Personalnummer 97937772 einmal dem Namen "Mennnecke Tom" und "Prause Vera" doppelt vergeben worden sind -> daher ein Fehler in der Zuordnung zwischen Personalnummer und Mitarbeiter

doppelte Werte von Personalnummern Excel

Ebenso lässt sich dieses Beispiel gut anwenden, um z.B. doppelte Kostenstellen, falsche Organisationsstrukturen oder bestimmte Konten abzugleichen.

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Quelle:

Kontenabgleich bei Dienstreise-Online für FIBU

Beispiel aus ASR-Online.org Personal-Controlling inkl. Bild

Weitere Einsatzmöglichkeiten:
Excel-Arbeitszeiterfassung - Urlaubsplanung,
Bereinigung der Excel-Vorlagendatei für die Postleitzahlen und Orte beim CityMarker.

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