Excel Personalplanung und Personal Controlling

HR KPIs für die Excel Personalplanung und für Controlling gibt einen Überblick über strategische Personal-Kennziffern in Unternehmen oder Abteilungen für Führungskräfte und Managemententscheidungen.

Excel Personalplanung Controlling

Excel FC Planung - HRM Planung FTE und HC Personal Controlling Monatlich, Jährlich

FC Planung von Mitarbeitern auf Excel-Basis (HR-KPI)

Personalplanung und Personalcontrolling zählen zu den wichtigsten betriebswirtschaftlichen Herausforderungen im HR-Bereich eines jeden Unternehmens. Gleich ob es sich um die Personal-Kostenplanung, Personal-Finanzplanung oder  Personalbeschaffung geht, sind Personal-Kennziffern ein wichtiges Instrument.

Personalcontrolling und HR-KPI Kennziffern sind Planungs- und Steuerungswerkzeug für Führungskräfte und Management-Entscheidungen. I.d.R. werden diese Daten ebenfalls von den Fachabteilungen und Gremien (z.B. Betriebsrat) eingesetzt und basiert in erster Linie auf stabile quantifizierbare Daten und Informationen im Personal-Umfeld.

Personal Controlling und Reporting

Personal Kennziffern (HR KPIs) sind, wie der Name schon sagt: "Kennziffern" und sollten auch so eingesetzt werden. Es sind keine Personalberichte oder HR Controlling Berichte, wo am Ende des Tages große Excel Tabellen erzeugt werden, sondern es sind i.d.R. 10 - 15 Kennziffern mit denen wir seit über 25 Jahren sehr gut arbeiten (abhänig von der Branche und Unternehmensgröße).

Allgemein wird hier zwischen Stamm-Daten und Bewegungsdaten von Mitarbeitern unterschieden.

Diese sind u.a. Headcount-Zahlen (HC), Arbeitskapazität der Mitarbeiter FTE), Personalkosten und die Fehlzeiten. Je nach Unternehmensschwerpunkt (MSCI-Sektor) und Unternehmensgröße kommen Organisationsstrukturen oder Finanzkennzahlen hinzu, die monatlich oder auf Jahresbasis zu berichten gilt.

Bei hierachischen Unternehmensformen gelten dann andere Kennziffern als bei Matrix-Organisationen. Zugleich geht der Trend in Richtung Funktionsgruppen, SSC oder Produktgruppen.

Wie werden die Daten im Personalcontrolling zusammengefasst?

Für Personalcontrolling und Reporting werden zwei Typen von Daten des Personalcontrollings unterschieden:

A: Das operative HR-Controlling:

Die Personalstammdaten und Mitarbeiterzahlen werden meist aus der Gehaltsabrechnung, wie z.B. Personalbestand, Eintritte, Austritte, demographische Entwicklung für kurz- und mittelfristige Personal-Aktionen herangezogen.

Die primären Informationen kommen aus der Gehaltsabrechnung bzw. Payroll Welt wie z.B. SAP PY, LOGA, DATEV.

B: Das strategische HR-Controlling

Wie z.B. Mitarbeitereigenschaften, Leistungsbeurteilungen und Mitarbeiterentwicklungen werden für lange Zeiträume ausgelegt. Ebenso die Themen für Compensation & Benefits (Jobfamilien, Gradings, Härtefälle, Standortverlagerungen, Changemanagement-Prozesse).

Auf den Einsatz von Spezial-Software für Personalplanung und Personalcontrolling kann in kleinen und mittelständischen Unternehmen verzichtet werden, da es i.d.R. mit Excel oder ähnlichen Produkten möglich ist, aussagekräftiges Datenmaterial tabellarisch und übersichtlich aufzubereiten.

HRM-FTE-FC-Planung, HR KPI Forecast Planung Vollzeit / Teilzeit / Mitarbeiter über Planstellen

Excel Personalplanung und Personal Controlling als Forecast Analyse (FC und IST-Planung)


Zum >>  Excel - KPI - Tool - für Personalcontrolling und Personalplanung


Personalplanung und Controlling

Die Personalplanung und Bedarfsplanung ist die FC (Forecast)-Planung für jedes Unternehmen. Diese bezieht sich auf zukünftige Ereignisse im Personalumfeld auf Monats- oder Jahresbasis und wird i.d.R. nach FTE beplant.

Durchleuchtet werden primär die Abwesenheiten und Fehlzeiten der Mitarbeiter und offenen Stellen im Unternehmen, die zu Mitarbeiterausfällen führen können. Die einfachen und üblichen Fälle sind beispielsweise Elternzeit, Neueintritte und Austritte. Auch obsolete Stellen, die unterjährig aufgelöst werden sollen, werden berücksichtigt.

Abhängig von der Unternehmensentwicklung, also ob die Stelle neu besetzt wird oder neu generiert wird, müssen Maßnahmen (wie z.B. Stellenausschreibungen) rechtzeitig getroffen werden um die Lücke der Arbeitskapazität auszufüllen und ggf. Schulungen durchzuführen, damit keine Leerstände entstehen.

In der Praxis werden nur die Stammmitarbeiter berücksichtigt. Nicht Stammmitarbeiter sollten grundsätzlich bei der Personalkosten und Einsatzplatzung gesondert betrachtet werden. I.d.R. wird hier ein separater Bericht auf Jahresbasis erstellt.

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Quelle: stallwanger IT.dev | Personalcontrolling  und  ASR-Online

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