Excel Reisekosten 2019

Excel Reisekosten 2019 Vorlage für die rechtskonforme Abrechnung von Dienstreisen

Das Beratungsunternehmen stallwanger IT.dev stellt das Excel Reisekosten 2019 Tool zur Verfügung. Neben der Standard Variante wird für 2019 ebenfalls wieder die Pro-Variante angeboten.

Rechtsgrundlage BMF: Reisekosten und Reisekostenvergütungen 2019

Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An-und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tage mit 24
Stunden Abwesenheit) im Hinblick auf § 9 Absatz 4a Satz 5 2. Halbsatz EStG insbesondere Folgendes:

  • Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland jeweils ohne Tätigwerden ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
  • Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
  • Für die Zwischentage ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.

 

Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein - oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen. Im Übrigen, insbesondere bei Flug und Schiffsreisen, ist R 9.6 Absatz 3 LStR zu beachten.

Bei der Kürzung der Verpflegungspauschale

Bei der Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten ist die Kürzung der Verpflegungspauschale i. S. d. § 9 Absatz 4a Satz 8 ff. EStG tagesbezogen vorzunehmen, d.h. von der für den jeweiligen Reisetag maßgebenden Verpflegungspauschale (s. o.) für eine 24-stündige Abwesenheit (§9 Absatz 4a Satz 5 EStG), unabhängig davon, in welchem Land die jeweilige Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde.

Für einige karibische Staaten wurden die Spesensätze 2019 angepasst.
Die festgesetzten Beträge für die Philippinen gelten auch für Mikronesien, die Beträge für Trinidad und Tobago gelten auch für die zu dessen Amtsbezirk gehörenden Staaten Antigua und Barbuda, Dominica, Grenada, Guyana, St. Kitts und Nevis St. Lucia, St. Vincent und Grenadinen sowie Suriname. Zur Vereinfachung werden die Länder Mikronesien, Antigua und Barbuda, Dominica, Grenada, Guyana, St. Kitts und Nevis St. Lucia, St. Vincent und Grenadinen, Suriname mit den entsprechenden Werten weiter aufgeführt.

Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend, für nicht erfasste Übersee und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.

Übersicht über die ab 1. Januar 2019 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland hat stallwanger consulting mit maps4office.de zusammengestellt.

 

Vergleich Reisekostenabrechnung zu 2018, 2019

Reisekostenabrechnug 2019, Spesensätze nach BMF

Reisekostenabrechnug 2019, Spesensätze nach BMF - Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2019

 

Excel Reisekostenabrechnung 2019

Excel Reisekosten 2019, Formular, Vorlage zur Spesenabrechnung mit Auslandspauschalen und Verpflegungsmehraufwand 2019

Excel Reisekosten 2019

Das Excel Reisekosten Tool 2019 beinhaltet die aktualisierten Verpflegungspauschalen des Bundesfinanzministerium (kurz: BMF) sowohl für Inlands- und Auslandsreisen als auch die Kilometerpauschalen.

Kunden, das Excel Reisekostentool von 2018 erworben haben, gleich ob Pro oder Standard Variante, erhalten wieder vergünstigte Update-Preise.

 

Neu im Excel-Reisekosten Tool 2019

Neben der obligatorischen Anpassung hinsichtlich gesetzlicher Änderungen wie die Aufnahme aktualisierter Pauschbeträge, werden zukünftig auch vergleichsweise selten auftretende Sonderfälle in der Abrechnung von Dienstreisen berücksichtigt. So erkennt das Reisekostentool fortan verschiedene Fälle, die Auswirkungen auf die Höhe des Verpflegungsmehraufwands haben.

Diese komplexen Sonderfälle werden im Update des Excel-Reisekostentools 2019 erfasst.

Die Einbeziehung der historischen Wechselkurse der EZB werden auch in der 2019er Version zur Verfügung gestellt. Diese Werte werden direkt in der Pro-Variante nach Datum und Währung direkt in die Zelle übernommen, ohne die Werte abtippen zu müssen. Das erleichtert die Eingabe und vermeidet Tipp-Fehler.

Das Excel Reisekosten Tool unterstützt auch die neu Microsoft Excel Version für 2019 bzw. Office 365er Version.

 

Excel-Reisekostentool und die Digitalisierung

Das Excel Reisekosten-Tool hat sich bewährt. 80% der Reisekostenformulare in Unternehmen werden entweder als PDF oder Excel-Datei den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.

In einem ersten Schritt werden die gesammelten Belege (z.B. Flugticket, Bahn-Ticket und Taxi-Quittungen) von den Mitarbeitern selbst eingesammelt und die Unternehmensspezifischen Reisekostenformulare ausgefüllt.

Die Führungskraft oder der Geschäftsführer genehmigt die Reisekostenabrechnung von dem Mitarbeiter und der „Papierberg“ wird der Buchhaltung überreicht.

Die Buchhaltung wiederum tippt nun die Reise-Dauer, den Grund und die eingesammelten Belege in die Buchhaltungssoftware ein und muss ggf. die Währungskurse prüfen oder Beträge umrechnen. Gleichzeitig erfolgt die Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes.

In der Praxis fehlen oft einzelne Nachweise. Zum Leidwesen der Mitarbeiter wird dann nur noch ein anteiliger Betrag ausgezahlt.

 

Anders bei Dienstreise-Online.

Das Rechnungswesen-Portal Dienstreise-Online wurde explizit entworfen, um die Belege und Spesen von den Mitarbeitern zu digitalisieren.

Stammdaten zu Personal-Nummer, Kostenstellen-Nr. oder SRK-Tabellen werden schon vorab übernommen und müssen nicht neu ausgefüllt werden.

Alle eingegebenen Werte und Belege liegen digitalisiert auf einem Server. Die Buchhaltung kann direkt und zeitnah die Reisekostenabrechnung kontrollieren und zur Zahlung freigeben.

Für Unternehmen, Geschäftsführer und Controller können durch diese Form der Digitalisierung auch die Gesamt-Kosten zur internen oder externen Kostenplanung effizienter eingesetzt werden.

Dienstreise-Online Portal 2019

Dienstreise-Online Portal 2019

 


Siehe ebenso

Reisekosten-Tool für 2019, Verpflegungsmehraufwendungen 2019

Digitalisierung Reisekosten als Unternehmensprozess

Verpflegungspauschale bei Flugreisen

 

 

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