Geschäftsreise planen

Geschäftsreise planen mit unserer Checkliste - so behalten Sie den Überblick

Für viele Mitarbeiter und Geschäftsführer gehört die Geschäfts- und Dienstreise zum Arbeitsalltag. Wer jedoch nur selten eine geschäftliche Reise unternimmt oder erst am Anfang seines Berufslebens steht, sollte einige Dinge beachten.

Die nachfolgende Checkliste hilft die Geschäftsreise richtig zu planen. Allgemein gilt die Faustformel:  Je weiter der Weg, desto höher der Zeitaufwand für die Planungsvorbereitungen.

Checkliste: Geschäftsreise planen

Dokumente und Formalitäten für Geschäftsreisen

Je nach Zielland und Dauer sind bestimmte Formalitäten bereits vor Reiseantritt zu erledigen. Dazu zählt das Zusammensuchen der notwendigen Dokumente oder das Impfen gegen Krankheiten. Zugleich sollte die Gültigkeit (Datum) der Dokumente geprüft werden.

  1. Personalausweis / Reisepass
  2. Visum (falls nötig)
  3. Impfpass
  4. Auslandskrankenschein
  5. Auslandsreiseversicherung
  6. Gepäckversicherung

Für den Geschäftstermin mit oder ohne Übernachtung

  • PKW, Leihwagen, Dienstwagen
  • Bahncard
  • Ticket (Bus, Flugzeug oder Bahn)
  • Führerschein
  • Hotelreservierung (evtl. Internet-Zugang erfragen)
  • Parkplatzkosten, Stellplätze
  • Hotel bzw. Unternehmen
  • Einführbestimmungen (Ausland)
  • Details zum Treffen: Z.B. Besprechnungsraum, Lage, Ort

Während der Geschäftsreise entstehen evtl. Kosten (Spesen, Essen, Tanken etc.). Die Auslagen und Belege sollten als Nachweis für die Buchhaltung (oder für Dienstreise-Online) alle aufgehoben werden.

  • Bargeld (evtl. Fremdwährung)
  • Kredit-/EC-Karten / Firmenkreditkarte
  • Reiseschecks
  • Mautgebühren / Vignette

Nicht zu den Reisenebenkosten gehören z. B.:

  • Kosten für die persönliche Lebensführung wie Tageszeitungen, private Telefon-gespräche mit Ausnahme der Gespräche i. S. d. Rz. 129 Nummer 5, Massagen, Minibar oder Pay-TV
  • 2. Ordnungs-, Verwarnungs- und Bußgelder, die auf einer Auswärtstätigkeit verhängt werden,
  • 3. Verlust von Geld oder Schmuck
  • 4. Anschaffungskosten für Bekleidung, Koffer oder andere Reiseausrüstungsgegenstände, weil sie nur mittelbar mit einer Auswärtstätigkeit zusammenhängen
  • 5. Essensgutscheine, z. B. in Form von Raststätten- oder Autohof-Wertbons.

I.d.R. finden Sie diese Anmerkungen auch in den Reisekostenrichtlinien Ihres Unternehmens oder im Arbeitsvertrag.

Für Ihr Geschäfts-Meeting sollten Sie planen

  • Verfügbarkeit WLAN am Zielort
  • Stromanschluss (für Ausland)
  • Firmenhandy, Handy, Smartphone (Prepaid-Konto: Guthaben prüfen)
  • Projektor / Beamer
  • Laptop / PC
  • Firmenausweis / Besucherausweis
  • Parkmöglichkeiten / Verkehrsverbindungen
  • Zusammenstellen der wichtigsten Telefonnummern (Ansprechpartner, Geschäftspartner - DIN A4 Papiert ist ebenfalls gut).

Nachbereitung

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Erstattung der Reisekosten - Nacharbeiten, Übersicht

Wenn Sie von Ihrer Geschäftsreise zurückgekommen sind, ist die Nacharbeit ebenso wichtig wie die Planung und Vorbereitung.

Hierzu gehört neben der Reisekostenabrechnung auch der Vergleich, was besser hätte sein können – sowohl mit dem Treffen Ihres Geschäftspartners oder mit der Ablauf der Geschäftsreise. Die nächste kommt bestimmt.

Reisekostenrichtlinien

Für Unternehmen, die Reisekostenrichtlinien haben, rentiert sich hier ebenfalls ein Blick auf die interne Checkliste. Sofern Sie Unterstützung benötigen für Ihre Travel-Management-Prozesse, stehen wir gerne zur Verfügung.

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Quelle: stallwanger IT.dev | Excel-Reisekosten-ToolDienstreise-Online

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