MS Outlook Schnellbausteine entlasten Textarbeiten

Wiederkehrende oder E-Mails mit gleichem Inhalt können schneller bearbeitet werden, wenn diese z.B. in MS Outlook als Schnellbausteine definiert werden. Dies entlastet die Formulierung und Strukturerstellung von Texten, Rechtschreibfehlern und Informationen an Kunden.

Mit den Schnellbausteinen in MS Outlook speichern Sie wiederkehrende Textbausteine und Inhalte ab – und können diese per ShortCut oder Mausklick in Ihre Mails einfügen. MS Outlook unterstützt dabei nicht nur Texte, sondern auch Bilder, Diagramme, Links und Tabellen.

 

MS Outlook Schnellbausteine erstellen.

Für die Erstellung eines Schnellbausteines erstellen Sie eine neue leere E-Mail und kopieren entweder von einer vorhandenen „alten“ E-Mail die Texte und Bilder heraus – oder Sie erstellen einen neuen Standardtext, der gespeichert werden soll, in eine neue E-Mail.

Markieren Sie den gewünschten Absatz. Dies kann sowohl Texte, Bilder, Tabellen etc. beinhalten und klicken Sie im Ribbon – „Einfügen“ auf „Schnellbausteine“ – „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speicher…“.

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MS Outlook: Einsatz von Schnellbausteinen

 

Geben Sie nun für Ihren Textbaustein im Feld Name Ihren Kurz-Textnamen ein. Diese sollte möglichst kurz und einfach zu merken sein – in unserem Beispiel „xMaps“. Das hilft Ihnen später, den Baustein schneller in Ihre E-Mails einzufügen und klicken Sie auf den „OK-Button“. Der Textbaustein ist nun gespeichert und verfügbar.

MS Outlook, MS Word Schnellbausteine Verwenden, einsetzen, speichern in Normal.dot

Schnellbaustein – Name vergeben

 

Zugreifen auf den MS Outlook Schnellbausteine mittels ShortCut.

Um den Text-Baustein mit einer Tastenkombination einzufügen schreiben Sie den Namen des Bausteins und drücken dann die Funktionstaste F3 oder, wenn dieser vorgeschlagen wird auf die „Enter“-Taste. Der Text wird dann automatisch eingefügt.

Ist der Name des Textbausteines länger als 4 Zeichen, dann wird dieser mit einer Fahne vorgeschlagen. Mit der Enter-Taste wird dieser ebenfalls automatisch eingefügt.

 

Schnellbausteine für MS Word Berichte

Analog wie in MS Outlook läßt sich dieses Verfahren auch in MS Word anwenden.

Ideal sind diese Schnellbausteine für:

– CRM, Vertrieb und Marketing

– AGB’s , Angebote, Bankdaten

– Service und Hilfestellungen uvm.

 

 

Quelle: stallwanger IT.devVBA-Schulung Excel für Controlling

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