Power BI und Excel

Microsoft Power BI (Business Intelligence) und Excel im Vergleich und aus der Praxis.

Oft werden wir gefragt, warum man sich mit Power BI beschäftigen sollte, wenn in Excel doch alles vorhanden ist, wie z.B. Pivot-Tabellen, Power Pivot oder sogar MS Access und SQL-Datenbanken.

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Power BI Dashboard für Controlling

Kurze Historie zu Power BI

Das Power Pivot ist eine Funktion in Excel um große Datenmengen zu verarbeiten und zu analysieren. Power BI selbst ein Ableger davon und ist seit 2013 verfügbar. Als Tochtersystem hat sich Power BI als eigenständiges System entwickelt, das im Prinzip dasselbe Grundprinzip wie Power Pivot eingesetzt. Das Power BI (Desktop-Version) arbeitet unabhängig von Excel und bietet individuelle Visualisierungsformen mit sich. Die Ergebnisse können direkt in der Microsoft Cloud veröffentlicht werden, ohne Excel Dateien auszutauschen. Aktuell ist Power BI (Desktop) auch kostenlos zu bekommen.

HC Reporting, FTE und Personalkosten PowerQuery-Daten

Power Query, um mehrere Daten zusammen zusammen zu fassen

Interaktive Dashboards mit Power BI

Ein wesentlicher Vorzug von Power BI ist, dass die Berichte interaktiv gestaltet werden können. So können Zusammenfassungen auf einem Dashboard direkt mit Zahlen und Daten per Klick gefiltert und betrachtet werden. Wenn Sie in Excel eine Pivot-Tabelle erstellen, können Sie auch direkt auf die Werte klicken und dann öffnet sich ein neues Tabellenblatt und darin enthalten sind die Werte. In Power BI ist dies eleganter gelöst – hier können verschiedene Gruppierungen oder Cluster Werte angeklickt werden und es findet gleichzeitig eine „Filterung“ der Daten statt. In Excel würde dies nur mit VBA funktionieren und / oder mit komplexen Funktionen, was den Zeitaufwand sprengen würde.

Excel Finanz-Berichte Redesign, Optimierung und mit sinnvollen Diagrammen

Beispiel Excel-Report in VBA erstellt in CI-Farben

Sicherheitskonzept und Berichte veröffentlichen

In Excel können Sie mit dem Blattschutz arbeiten oder Zellen Sperren oder auch per VBA nur bestimmte Zahlen und Berichte anzeigen lassen. In Power BI können über als Row Level Security bestimmte Anwender und Anwendergruppen bestimmte Zahlen und Berichte anzeigen. Das Rollen und User Sicherheitskonzept ist einfacher als in Excel Arbeitsmappen und Tabellen.

Wenn Sie, als Controller in Excel Ihren Bericht erstellt haben, werden diese oft per E-Mail verteilt oder wenn SharePoint installiert ist, diese im Netzwerk verteilt und die Ansprechpartner müssen natürlich informiert werden, dass die Excel Datei aktualisiert worden ist. In Power BI werden nur die Berichte publiziert und die Anwender erhalten dann automatisch immer die aktuellen Berichte und Zahlen.

Wenn Sie einen Power BI Berichtserver lokal installiert haben, so wird der publizierte Bericht im lokalen Firmennetzwerk publizieren, andernfalls liegen diese in der Cloud (hosting). Das Thema Datenschutz und die Datensensibilität muss ggf. thematisiert werden.

Der Vorteil eines publizierten Cloud-Berichtes ist, dass dieser auch per Smartphone aufgerufen werden kann. Excel Tabellen und Arbeitsmappen auf dem Handy anzuschauen oder zu analysieren ist hingegen eine Kunst.

Datenmengen

Durch die Integration verschiedener Datenbank-Systeme lassen sich in Power BI größere Datenbanktabellen und Abfragen anzeigen als in Excel. Interessant wird das BI-System, wenn Abfragen generiert werden aus unterschiedlichen Datenbanksystemen. Hierzu stellt Power BI auch ein Datenbankmodellierungs-Tool zur Verfügung.

Bei einem Live-Test mit unserem Kunden, haben wir festgestellt, dass bei einer Excel-Datei, mit ca. 200 Zeilen (Datensätze) und 20 Spalten Excel doch sehr lange braucht um einen gewichteten Rang zu berechnen. In Power BI war das Ergebnis sofort einsehbar und es mussten auch keine VBA Codes Programmiert werden. Die Zeitersparnis: ca. 3 Stunden, da Power BI eine In-Memory-Analyse-Engine besitzt.

Nachteil in Power BI

Wir als Datenbankentwickler würden uns freuen, wenn ebenfalls ein SQL-Editor zur Verfügung stehen würde. Auch die Verbindung zu MS Access und SQL-DBs sollte besser werden.

Z.B. Wenn MS Access 32 bit-System installiert ist, muss auch die BI-Desktop Version 32-bit sein. Oder wenn NZ() Funktionen in SQL-Abfragen enthalten sind, kann die Abfrage nicht in das BI-System importiert werden. Für die Kartenvisualisierung können Längen- und Breitengrade angegeben werden (Geocodierung), allerdings fehlt die Möglichkeit Std. GIS-Formate zu Unterstützten. Aktuell wird nur das TopoJSON Format unterstützt.

Vergleich Power BI Postleitzahlenkarte in JSON Format versus Punkte auf einer Deutschlandkarte. Einmal mit ca. 10.000 Punkten und mit nur 500 Punkten.

Power BI PLZ Karte versus Punkte

Übersichtskarte: Ladestationen in Deutschland p2

Interessant ist jedoch die Kombination zwischen 2 JSON Karten. Power BI kann beide Karten mit den Daten verknüpfen, wenn z.B. Landkreise (Bundeslandebene) mit Bundesland verknüpft werden soll.

Landkreis-Karte-PowerBI

Landkreiskarte PowerBI mit Deutschland und Bayern Karte verknüpft

Wird die JSON Karte mit Power BI verknüpft, kann es im Visual zu Verzögerungen kommen. Daher sollte bei vielen Shapes (Deutschland > 8000 PLZ-Gebiete) entsprechend verringert werden.

Power BI Maps PLZ Karte

Power BI Maps - PLZ Karte eingefärbt und Punkte darstellen

Für die PLZ-Karte der Schweiz in Power BI ist ebenfalls der Effekt zu beobachten.

Power BI PLZ-Karte Schweiz

Power BI PLZ-Karte Schweiz

Mehr zu Power BI Karten finden Sie unter: Kartenvisualisierung

Die Begrenzung der Dateigröße auf ca. 250 MB ist nicht gerade hilfreich, ebenso die fehlenden Benutzerparameter für Entity spezifische Dashboards.

Unschön ist auch die Rechtschreibungsprüfung in Power BI, wenn ein neues Text-Element bearbeitet wird. Es wird oft die Rechtschreibung moniert. Der Effekt kann umgangen werden, wenn man auf eine andere Seite springt und dann wieder zurückgeht.

Sofern Sie mit GEO, GIS-Daten Ihre CRM-Berichte oder Ihre BI-Systeme aufwerten wollen, besuchen Sie unsere Seite www.maps4office.de

 

 

 

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